После того, как подрядчик подпишет в электронной системе проект Контракта ( а мы здесь рассматриваем проведение ремонтных работ государственной бюджетной образовательной организацией по состоявшемуся электронному аукциону) начинается самое ответственное действие. Потому что, суметь правильно организовать подрядчика не всегда удается, и из-за этого происходят разные проблемы.
В первую очередь нужно организовать встречу руководителей сторон, ответственных лиц, завхозов на предмет :

1. Знакомства, обмена контактной информацией, уточнений моментов, которые вызывают вопросы.
2. Предложений по предоставлению сторонами друг другу всех необходимых документов ( если они еще не были подготовлены), а также согласование дат и времени, по которым стороны (представители сторон) будут проводить еженедельные совещания.
3. Подписания государственного контракта и приложений к нему ( так все-таки надежнее) актов открытия  объектов, Уточнение графика работ. Ознакомления сторон с приказами об ответственных лицах. У подрядчика  затребовать таблички о проведении ремонта  по всем объектам, информацию об оборудовании и материалах, с помощью которых будут проводиться ремонтные работы, а также списки и паспортные данные лиц, которые будут работать на объектах для приказа о допуске на территорию школы.
4.  И самое главное — это пройтись по всем объектам с подрядчиком и завхозами, чтобы еще раз уточнить и согласовать наглядно по сметам границы и объемы предстоящего ремонта.

Итак,  должны быть следующие документы на начало ремонтных работ: контракт с приложениями, сметы и дефектные акты (объемы), приказ об ответственных лицах по контролю ведения ремонтных работ со стороны Школы и со стороны подрядчика (обычно делают одно лицо также ответственным за пожарную безопасность и охрану труда), акты открытия объектов, список рабочих и приказ об их допуске с приложением ксерокопий паспортов, график ремонтных работ.

В нашем случае мы сразу договорились с представителем подрядчика о том, что будем совещаться каждую неделю и вести протокол собрания, а также, что он будет делать фотографии и акты скрытых работ сразу по факту, чтобы потом никому не было обидно. Вот.